あなたは大丈夫？こんな就活生は嫌われる！14の失敗例から学ぶメール術【例文付き】

 

就活におけるメールの仕方の重要性

OB訪問のアポイントメントやリクルーターとの連絡など、就職活動においてメールでのコミュニケーションは特に重要なもの。
しかし、コミュニケーションマナーがおろそかになっている就活生も、実は多く見受けられるようです。

「OB訪問をお願いするメールのマナーがまるでなっておらず、訪問前から評価はガタ落ち」「問い合わせメールの体裁が整っておらず失礼」などといった社会人からの声も少なくありません。

そこで今回は、「絶対にやってはいけない就活メール14パターン」と題して、ありがちな失敗例やその対策についてお伝えしていきたいと思います。

特に商社などOB訪問が重要視されている業界を志望されている方必見です。

構成編　〈メールの件名、基本形〉

１．件名がない

件名は必ず入力しましょう。
日々大量のメールを受け取る社会人の多くは、件名を見て内容の緊急性や重要性を判断します。件名が空白だと、迷惑メールと勘違いされたり、見逃されてしまう可能性があります。

また、件名は何でも良いわけではありません。
明確、かつ簡潔に要件が伝わるよう20字以内で書くのがポイントです。
よく「ありがとうございます」「お疲れ様でした」という挨拶だけを記す方がいますが、これでは相手に要件が全く伝わらないのでNGです。

基本的には、「○○セミナーの御礼 (●●大学 佐藤)」のように、要件・大学名・自分の名前の3つで十分。なお、件名はあくまでタイトルであって文章ではないので、なるべく句読点も使わないようにしましょう。

２．「宛名→あいさつ→本文→結び→署名」の基本形が守られていない

ビジネスメールには「宛名→あいさつ→本文→結び→署名」という基本の形があります。

【宛名】
宛先が人事部全体のアドレスだった場合、宛名を書かなければ各部署や個人に届きません。

「○○株式会社　人事部人事課　採用担当　△△様」
上記のように、会社名・部署名・役職名・宛名を書きましょう。企業や部署宛てなら「御中」を、個人宛てなら「様」を付けるのがマナーです。

【あいさつ】
件名や署名にしか自己紹介がないため、誰からのメールか記憶に残らないことがあります。
「～大学～学部～年の○○と申します。」というように、自己紹介を必ず冒頭に入れましょう。

【結び】
文末に、「ご多忙中申し訳ございませんが」や「お忙しい中恐縮ではございますが」などをつけ、きちんと締めましょう。
結びの言葉の有無によって、印象も大きく変わります。

【署名】
社会人同士のメールで、署名は常識です。相手がメール以外の方法で連絡を取ろうと思った時にすぐ連絡先がわかるので便利なうえ、署名に記載されているメールアドレスをクリックして返信メールを作成する方も多くいるので、必ず付けるようにしましょう。
大学名、学部/学科/学年、氏名、住所、電話番号、メールアドレスがあれば十分です。

３．返信する際に前回のメール本文を削除している

PCから返信メールを作成すると、相手の元メール本文があらかじめ記載されます。
学生の中にはそのままにすることが失礼だと勘違いして、この元の文章を削除してしまう方もいるようですが、削除してしまうと、相手は前回までの内容を確認するために、過去のメールをいちいち読み返さなくてはいけません。
前回までのやりとりを伝えるためにも、元メールの文章は全文残すのがマナーです。

メール文章編　〈表記、読みやすさ〉

４．文字化けしている

半角カタカナや記号などは、文字化けする恐れがあります。
①やⅠなど環境依存文字の使用は、絶対に避けましょう。

５．改行がなく読みづらい

改行がないと読みづらく、読み手がうんざりしてしまいます。
１行は30字以内に収め、３～４行ごとの改行を心掛けましょう。
また、段落は接続詞で区切るなど、意味のある分け方にしましょう。
伝えたい点がいくつもある場合は、箇条書きで書くと見やすくなります。

６．結論までが長過ぎて要件がよく分からない

本文では相手が最も知りたい結論から簡潔に書くことを意識してください。基本は「結論→理由→詳細」の順番です。

前置きや興味を持ったきっかけなどを冒頭で長々と書いてしまうと、「結局要件は何？」と思われても仕方ありません。

特に目上の人に対するメールに慣れていない学生は、丁寧に書こうとするあまり無駄な文章を一生懸命書いてしまう人が多いようです。

忙しい相手が読むということを念頭に置き、簡潔で伝わりやすい文章を心がけましょう。

ただし、結論を最初に書くことが基本とはいえ、いきなり冒頭で要求をつきつけるのは失礼にあたります。「OB訪問で紹介いただきたい方がいる」など、お願いしたいことがある場合は、まずお礼を述べた後に依頼内容についてお伝えしましょう。

７．顔文字を使っている

(´・ω・｀)や( ﾟωﾟ)、(^_^)など、顔文字はすべてマナー違反だと思ってください。
どんなに良い内容を書いていたとしても、これだけで「常識のない学生」と判断されてしまいます。感情を正確に伝えたい場合は、文章表現で工夫しましょう。

８．萎縮しすぎている

目上の人にメールを送る際は、適切な敬語を用いることが必要です。
しかし、必要以上に謙遜しすぎているメールは、読み手を不快な気分にさせることもあります。ほどよく謙虚に、読んでいて気持ち良くなるようなメール作成を心がけましょう。

すっきりして読みやすく、失礼に感じない内容になったかと思います。
過剰にへりくだらず、スリムで読みやすい文章を意識しましょう。

メール内容編　〈メールでの質問内容、段取り〉

９．調べれば簡単に分かることを質問してくる

「オプション取引とは何ですか？」など、調べればすぐ分かるようなことを聞かれれば、社会人でなくとも苛立ちを覚えるもの。
不明な点があれば、まずはオンラインや企業サイトで調べましょう。もし質問するのであれば「よく勉強してるね」と社会人を唸らせるような質問をしたいものです。

10．段取りが悪い

OB訪問のアポイントメント１つをとっても、メールに断片的な情報しか記載されていないと細かい設定を把握するために何通ものメールが必要になり、多忙な社会人にとっては非常に面倒なもの。会食やOB訪問の設定は、日程や時間・場所など、ある程度候補を提示したうえでお伺いを立てる形が理想的です。
「１往復半」目安でやり取りを終えられるよう、効率を考えて文章を書きましょう。

メールは相手がきちんと読んでくれたか送り手には分からないツールなので、送信内容に対するレスポンスがないときちんと読んでくれたのか不安になってしまいます。
相手から提示や提案があった場合は、必ず確認したことを示すレスポンスをしましょう。

11．ファイルの添付を忘れる

「履歴書を送付させて頂きます」と書かれているにも関わらず、ファイルが添付されていないということも、しばしばあるようです。
文章を書きあげたことに満足して添付作業を忘れてしまわないよう、最初にファイルを貼り付けてから書き始める習慣をつけましょう。

なお、いきなりサイズの大きなファイルを送信するのはマナー違反ですし、先方のシステムで拒否される恐れもあります。どうしても送らなければならない場合は、まず送っても良いかどうか、先方に確認しましょう。

自己管理編　〈メール送信の時間帯、アドレス〉

12． メールを送るべき時間帯・曜日がわかっていない

メールを送るべき時間は、率直に結論を申し上げますと、いつ送っても問題はありません。社会人の方がメールを確認するのは出社後であるからです。「深夜メールを送ることで失礼に当たるかも」と心配している方はその心配は必要ありません。

ただし、先方の返信を早く期待したいのであれば就業時間内に送るのがベストでしょう。特に朝の出勤時間帯や、昼の13時～14時はメールを確認する社会人の方が多いので、込み入ったことをメールする場合はこの時間帯がベストでしょう。また、曜日に関しても休日は返信が返ってこないと考えたほうが良いでしょう。社会人の方の中にはオンオフをはっきりとさせるタイプの方もいるため、平日就業時間帯がベストです。

13． 返信が遅い

メールは24時間以内に返すのがマナーです。

筆者も、OB訪問させて頂いた社会人の方へのメールを数日経ってから返信した結果返ってこなかったという、苦い経験があります。
いただいたメールの返信は、気づいた時に返信することを習慣化しましょう。

14．友人同士で使う差出人欄・メールアドレスをそのまま使っている

メールソフトによっては、差出人欄の表示名を設定することが可能です。初回から送信者名を相手に伝えられる非常に便利な機能ですが、就活生の中には表示名をメールアカウント作成初期に設定したニックネームや苗字だけの状態で送ってしまっている方もいるようです。
ニックネームを使用したようなメールでは、大学生気分が抜けていないことを露呈させてしまいます。必ずフルネームに設定し直しましょう。

また、差出人欄だけでなく、メールアドレスにも気を付けましょう。 「i.love.snoopy@」などといった友人間で使うようなアドレスでは、相手も苦笑せざるをえません。メールアドレスは大学で取得できるものや、「taro.yamada@...」のように実名を使用したものを作り直しましょう。

模範例

以下はここまでに解説した内容をふまえた、例文です。
ぜひ参考にしてください。

実際にあったやりとりの具体例を挿入すると、より相手の印象に残ると思います。

マナーを守ったメールの返信で好印象を

「社会人が嫌う学生メール14パターン」、いかがでしたか？
メールマナーは、自身の印象を左右する重要な要素です。
せっかくの機会をメールマナーで失うことのないよう、十分に気をつけて就活にあたってくださいね。

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