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「面接は受付から始まっている!?」 ~あなたが知らない受付の仕事~

こんにちは!外資就活ドットコム編集部で働くダニエルです。

就職活動を早くから始めているみなさんの多くは、3年生の夏に初めての面接を経験されたことかと思います。

外資就活ドットコムでは面接官の心を動かし、内定を勝ち取るために「学生時代に頑張ったこと」「志望動機」に関するコラムや「面接官を虜にする“佇まい”」など面接に関するさまざまなコラムを掲載中です。

ぜひともこれらのコラムは面接に臨む前に読んでほしいのですが、面接官に会う前に必ず会っている人物をお忘れではないでしょうか?

それが「受付の人」。

なんとなく「受付でも気を抜いちゃダメ」ってことは分かっているとは思いますが、油断していると思わぬ罠にはまることもあるんです。

実際に新卒面接の受付を担当したことがある私が、その裏側を明かしてまいります。

受付って誰がやってるの?

よっぽどのベンチャー企業でない限り、新卒採用でも中途採用でも面接官とは別の受付の人が応募者を部屋に案内します。この夏にみなさんがインターンの面接にいった企業もきっとそうだったことでしょう。

この受付の正体ですが、会社によっては派遣の方の場合がありますがそのほとんどは人事の若手だったり、人員が足りないということで駆り出された1、2年目の若手。

また翌年入社が決まっている内定者が担当していることもあります。

基本的な仕事は面接予定の人がちゃんと来ているかチェックし、履歴書などの書類を回収、面接まで待ってもらうスペースへ案内し、面接の時間になったら部屋へ案内。実際に面接にいったことある人ならまあ想像がつく仕事ですね。

ただ仕事はそれだけじゃ終わらないんです……。

あなたが知らない受付の三つの仕事

あなたの運命を左右する、面接官と学生の組み合わせ決め

面接官と学生の人数は企業によってさまざまですが、その組み合わせはどのように決まるのでしょう?

会社によっては前日までに決めておく場合もありますが、当日学生が来ないこともありますし、急な業務の関係で面接官の人数が当初の予定から変更になることもあるのが現実です。

そのため当日学生の出席状況と面接官の人数に合わせて臨機応変に組み合わせを決めていく必要が生じます。

面接官は面接と面接の間の時間は評価をつけ、メモするだけで手がいっぱいになりますので当然この仕事は他の人、受付が担うことに。

面接官と学生の組み合わせは企業によってルールはありますが、私が実際に受付をした企業だと以下のようなルールがありました。

①集団面接の際に男性だけ、女性だけにならないようにする
②知り合い同士が一緒にならないようにする
③同じ大学の人が一緒にならないようにする

グループディスカッションで知り合いが同じチームだった時の気まずさは凄まじいですよね。

いつもは大学でくだらないことしか話をしていない友人が、スーツという衣装に着替えてキリッとフェイスで場を回すのを見てしまった時の気持ち。

面接でもこんなことにならないように、知っている人同士をさけるように組み合わせを決めているのです。

さらに裏側を話すと一次面接では比較的通す面接官と、わりと厳しめに落とす面接官に分かれることがあります(たとえ会社として基準があっても人間ですからね)。

学生をどっちの面接官に振り分けるかは受付次第。

受付時の様子的に「この人と働きたいな」と思った学生は前者の面接官の方に振り分けたくなるのが人間の性。

だからこそ学生は待っている間も気を抜いてはいけないのです。

受付の人がひそかに書いているメモ

「この人と働きたいな」と思った学生とは反対に「この人と働きたくないな」という学生も。

そんな学生を受付はメモするようにしています。

具体的に以下のような学生は一緒に働きたくないと思われます。

①知り合い同士で(軽い挨拶を越えた)おしゃべりをしている
②スマートフォンをいじっている
③化粧をなおしている
④眠そうだったり、やる気がなさそう

①おしゃべりには気を付けよう

おしゃべりをしている学生ですが、実際に面接を待つスペースで友人に会い「あっ●●さんも受けてたんだー!!」ってなることはあると思いますが、話したい気持ちを押えて軽い会釈で済ませましょう。
緊張感がある空間で、それと真逆の言動をとることはマイナス以外の何物でもありません。

②スマホは控えよう

スマートフォンを扱う行為ですが、これはこのご時世難しいところ。スマートフォンに「学生時代に頑張ったこと」「志望動機」をメモして最後にチェックしたい人も多いでしょう。

ただたまに「スマホ=遊び」と考えている人もいるので、どうしてもチェックしたい場合はスマホと手帳・書類などを両方取り出し、就活関係の作業をしている感を出すことをオススメします。

③人前での化粧はダメ!

化粧は当たり前だけど論外です(1人だけ本当にいました)。時間がなくて慌ててやろうとする気持ちは分からなくもないですが(いや、やっぱり分からない)、面接を待つスペースで化粧していることによるマイナス評価は避けられないでしょう。

④やる気を示そう

最後になんとなくやる気がなさそうに見える人は損します。眠そうだったり、やる気がなさそうだと、「この人本当にうちの会社を志望してるのかな……?」と受付の頭の上にはてなマークが点灯し、マイナス評価を受けます。

松岡修造さんのような表情は大げさですが、適度な緊張感を出していきましょう。特に普段の表情がキリっとしていない人は要注意です!

「この人通す?」と面接官に相談される

受付をしながら何食わぬ顔をして、学生の様子をメモする受付ですが、このメモが役に立つのがその日最後の学生を送り出したあと。

「この人はなんとなくしっかりしてるし、うちと合いそうだな」と受付時のやり取りや、待っている間の様子で感じた学生も受付はメモしています。

これに該当する学生とその日面接で通した学生を照らし合わせると、驚くべきことにほぼ一致しているんです。

また一致しなかった学生については「普段はまじめじゃなくて、面接ではうまく演じてる」「面接は緊張して、うまくできなかったのかな…」などと話しあい、最終的にどうするか決めていきます。

さらに面接官が受付に「この人通すべきか?」と相談する場合があります。

私が相談された学生は高学歴で仕事自体はきまじめにしそうでしたが、会社の雰囲気には合わなそう。受付で感じた印象を率直に伝えたところ、面接官も「いい人だけどうちには合わなそうだよね……」と見解が一致しお祈りするという結果になりました。

あの時「いや、この人は受付の時はもっとハキハキしてました」と伝えたらまた結果が変わっていたかもしれません。

おわりに

知らない人に親切してもメリットなんてない。利益関係がない人に丁寧に接しても得することなんてこれっぽっちもない。そんな言葉が飛び交うこともある現在ですが、受付の方に関してはどうでしょう?どう考えても自分のその後に少しは影響を与えますよね?

これから面接!っていうところで緊張して受付時にいつもの自分が出せないこともあるかもしれませんが、受付の方と出会ったところから面接は始まっています。いついかなる時も、気を抜かないよう努めていきましょう!

<筆者プロフィール>
ダニエル
外資就活ドットコムで働くアラサー、大企業数社を経て編集部に。フルマラソンを2時間台で走る脚力を持つが、仕事には特に役立てていない。帰国子女のため、日本人らしいあだ名をつけられたことは皆無。

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